Sellest juhendist on välja arvatud projekti täiendavad materjalid, mis ei kuulu ehitusprojekti koosseisu, näiteks lähtedokumendid, ekspertiisid, energiamärgised, ehitusuuringud jms. Need dokumentide failid saab laadida taotlustel ja teatistel eraldi lisadokumendina, valides faili laadimisel vastav lisadokumendi liik.

Eraldi projektist ja lisafailidest käsitletakse ka:

• Energiamärgis seotakse ehitisele taotluse energiamärgiste tabelis. 

• Maksekorraldus tuleb lisada projekti kokkuvõtte lehelt.

Tähelepanu palume pöörata ka sellele, et projekti failidena ega taotluse ja teatise lisadokumentidena ei laadita taotluse juurde juba: 

• avalikus ligipääsetavas registris olevat dokumenti, 

• menetlevas asutuses arhiveeritud dokumenti,

• menetleva asutuse poolt välja antud dokumenti (näiteks planeering, taotluse aluseks olevad tingimused, luba vms)

• ega ka menetlustoiminguid (näiteks kooskõlastus või arvamuse avaldus). 

Juhul kui faili lisamata jätmisel ei ole menetluse osapooltel mõistlikku ligipääsu nimetatud dokumentidele, võib skanneerida ja laadida lisadokumendina üles näiteks ajaloolise ehitusloa paberkandjalt vms dokumendi. 

Kooskõlastused ja arvamuse avaldused lisatakse menetluse käigus toimingutena. 

Digitaalsel esitamisel asendab dokumentide nimekirja registri menetluskeskkonna dokumentide tabel, seda ei ole vaja eraldi projekti koosseisu lisada. 

Lubatud failitüübid: TIFF, BCF, BMP, CSV, DGN, BAK, TIF, AVI, ASICE, JPEG, CDOC, JPE, ZIP, JPG, WKT, WMV, GH, XLSX, 7Z, RTF, IFC, PNG, DOCX, MP4, TXT, WRM, PDF, DWG, GHX, BDOC, DOC, SHP, DDOC, ODT, XLS, ODS

Seoses küberrünnakute tõrjumiseks vajaliku tööriista rakendamisega on hetkel registris võimalik korraga üles laadida faile, mille maksimaalseks mahuks on 0,5 GB. 

Projekti digitaalsete dokumentide (jooniste, teksti-, pildi- jt failide) vormistus peab tagama nende hea arusaadavuse. Faili maht, formaat ja resolutsioon (punkitihedus) peab olema optimaalne, failid peavad olema puhastatud liigsest infost. 

Projekti digitaalsed dokumendid esitatakse eraldiseisvate failidena vähemalt projektiosa kaupa. Näiteks arhitektuuri osa eraldi failina, konstruktsiooni osa eraldi failina. Fail võib koosneda mitmest joonisest või leheküljest ühe grupi piires (nt seletuskirja lehed ühes failis, lõiked ühes failis, sõlmed ühes failis). 

Projekti osad võivad olla eraldi projektidena koostatud, kuid need laaditakse ühe taotluse juurde koos. Projekti osade vastutavad spetsialistid digiallkirjastavad nende vastutusalasse kuuluvad projektid. Soovitavalt registri menetluskeskkonnas. 

Projekti esitamisel digitaalseid dokumente ei tohi krüpteerida ega piirata nende avamist salasõnaga või muul viisil. Ehitisregistrisse laaditakse üles failid avalikuks kasutamiseks. See nõue ei kohaldu riigisaladusega kaitstud dokumentidele. 

Paberdokumendid digitaliseeritakse skaneerides need orginaalsuuruses (paberiformaadi täissuuruses). 

Rasterinfot (näiteks fotod) sisaldavad dokumendid konverteeritakse resolutsiooniga 300-400 dpi. 

Projekti failid võib nimetada vabalt valitud viisil.  Faili nimes võib kasutada järgnevaid tähemärke: 

0123456789AaBbCcDdEeFfGgHhIiJjKkLlMmNnOoPpQqRrSsTtUuVvWwXxYyZz-_+( )

Projekti tunnus - vähemalt kolmekohaline tähtedest (mis peavad olema suurtähed) või numbritest koosnev ühend. 

Staadium - faili nime osas markeeritakse staadium suurtähtedega ehitusprojekti staadium ehk etapp.

• ES - eskiis,

• EP - eelprojekt,

• PP - põhiprojekt,

• TP - tööprojekt,

• TJ - teostusjoonised. 

Dokumendi tähis - koosneb kolmest alamjaotusest

• projektiosa tähis (vt Lisa 1), 

• grupi tähis või märksõna (vt Lisa 2), 

• järjekorra tähis,

mis eraldatakse üksteisest miinusmärgi sümboliga -. 

Kui kasutatakse faili nimetamisel siinset reeglistikku, siis dokumendi tähise võiks esitada ka dokumendi lehel (joonisel kirjanurgas, tekstidokumendil ja tabelil selle päises või jaluses). 

Projektiosa tähis antakse dokumendile vähemalt kahekohalisena. Kui dokument ei käsitle ühte projektiosa, vaid kogu projekti, siis kasutatakse projekti üld- ehk ühisosa tähist AA või selle osa tähist, mis iseloomustab seda projektifaili kõige enam. 

Vajaduse korral kasutatakse projektiosade jaotamisel alamrühmadeks detailsemaid kolmekohalisi tähiseid. 

Selgitus - faili nimele võib lisada selgituse, millega esitatakse dokumendi nimetus või muu asjakohane info 

Alamväli „Järjekorra nr“ on vähemalt kahekohaline dokumendi tähise osa, mille abil eristatakse samasse gruppi kuuluvad dokumendid. See võib, kuid ei pea tähistama failide järjekorda projekti grupis.

Oluline on see, et järjekorra number aitab luua unikaalset faili. Projekti lõikes ei tohi olla samanimelisi faile.

Järjekorra numbri väli tohib sisaldada tähemärke: 0123456789 ja ei tohi sisaldada tühikuid

Vana süsteem on karmim, selles oli rohkem kohustuslikke nimevälju ning esinesid ka projektiosad, mis täna enam projekti juures üles ei laadita. Vanade reeglite alusel koostatud projekt tuleb üles laadida ühe digiallkirjastatud konteinerina (hallist nupust). 

Selliste failide üles laadimisega, allkirjade kuvamisega ja alla laadimisega saab uus rakendus sellisel juhul kenasti hakkama.

Täiendamisel oleval taotlusel võimaldab süsteem allkirjastatud konteineri muutmiseks avada faile ja neid asendada, kuid kogu projekt tuleb siis enne esitamist süsteemis allkirjastada. 

Uue digiallkirjastatud konteineri üleslaadimiseks (et ka allkirjad süsteemis säiliksid) tuleb vana projekti versioon tühistada ja seejärel laadida uus konteiner.

Konteineri viisil projekti üles laadimisel ei saa kasutada uusi failide nimetamise juhiseid. Loe vana süsteemi juhendit täpsemalt siin.